Productividad para Emprendedores

Hola amigos y amigas, ya sabéis que no soy mucho de poner post de invitado, pero en este caso hoy os traigo a Sara Subest, autora de el blog muchomaslibre.com que se centra en Marketing Digital para mujeres emprendedoras, y que mejor que una mujer emprendedora para contarnos como ser más productivos siendo un emprendedor (hombre o mujer).
Bueno, os dejo con Sara que os va a gustar mucho esta entrada tan productiva, y no olvidéis pasar por su blog a visitarlo y dejar comentarios aquí y allí!

CÓMO SER UN EMPRENDEDOR MÁS PRODUCTIVO Y HACER MÁS EN MENOS TIEMPO.

Si crees que las horas pasan volando y que necesitas más tiempo para terminar tus trabajos, entonces estás en el lugar correcto porque aquí te explicaré cómo ser un emprendedor más productivo y hacer más en menos tiempo. ¡Descubre cómo lograrlo!

¿Qué es la productividad?

La productividad es la cantidad de objetivos logrados en un tiempo determinado y una persona productiva es alguien capaz de convertir sus sueños, sus metas y sus objetivos en hechos concretos y en un tiempo establecido.
El secreto está en la organización. Existe un mito generalizado sobre la productividad que nos dice que ser productivos significa ser adictos al trabajo, pero esto es un error. Realmente la productividad también se trata de separar tiempo para el trabajo y la diversión.
En otras palabras, alguien que sabe cómo ser un emprendedor productivo, es una persona que tiene un plan para lograr sus metas día a día.

Cómo ser más productivo

Alarga el día y acorta la noche o viceversa

Una persona que sabe cómo ser un emprendedor productivo y hacer más en menos tiempo sabe en qué momento del día es más productiva. Por eso, lo primero que debes preguntarte es si eres más productivo en la mañana o por las noche, fíjate en qué momento estás más fresco mentalmente y eres capaz de producir más y mejor, y en qué momento consigues culminar más tareas.

Si es en el día, debes marcarte como prioridad acortar las noches y alargar las horas en que eres productivo. No te comas las horas de sueño para que al día siguiente puedas estar fresco y lleno de energía. Vete pronto a dormir y despiértate lo más temprano posible.

Si por el contrario eres más productivo de noche, entonces te recomiendo hacer siestas durante el día de manera que no te de sueño pronto y puedas aprovechar más las horas nocturnas.

Resultados, resultados y más resultados.

Hay dos tipos de personas, las que le prestan atención a las horas que pasan trabajando y las que centran su atención a los resultados que consiguen con su trabajo. Una persona emprendedora dirige el trabajo a los resultados.

Cada día antes de ponerte a trabajar haz una lista de los objetivos que quieres y debes lograr durante el día y enfócate en alcanzarlos sin importar el tiempo que pases trabajando. Es la única forma de avanzar. Dejar acabada una cosa y pasar a la siguiente. 

Eleva tu lista de exigencia productiva

Sea cual sea tu nivel de productividad actual te aseguro que está por debajo de tu potencial real. Para acercarte a tu verdadero potencial es fundamental que cada día aumentes la cantidad de objetivos en tu lista diaria de forma paulatina. Una persona emprendedora se exige hacer más cosas en menos tiempo. Te recomiendo usar una App o programa que te contabilice el tiempo que pasas haciendo determinadas tareas.

Indicadores de productividad. Herramientas que te ayudarán a organizarte

Los indicadores de productividad personal te ayudarán a medir qué tan productivo eres. Los mejores indicadores son los objetivos a corto o mediano plazo, es decir, aquellos que estén planificados para los próximos dos años.

Alguien que sabe cómo ser un emprendedor que organiza su tiempo encuentra su éxito en la ejecución de sus objetivos y su materialización marcará su nivel de productividad.

Las rutinas y las tareas que asumes son otro elemento. Para obtener un nivel de productividad alto, es necesario llevar una carga de trabajo realista, es decir acorde con tus recursos y con tu propia capacidad. Si te sobrecargas acabarás quemado a la semanas ( te lo digo por propia experiencia).

Mantener el email en Inbox cero

El email es un canal de comunicación y una de las herramientas de trabajo más útiles y comunes, pero puede llegar a convertirse en un problema, si ante el volumen de correos que te entran, no eres capaz de gestionarlo de manera ágil y organizada.

El Inbox cero hace referencia a cuando entras a tu correo electrónico y todos los correos están gestionados. No sin leer, porque hemos podido leerlos todos y no hacer las tareas asociadas a ellos, esto se trata de que todos estén gestionados, respondidos y con las tareas realizadas.

Una persona emprendedora y productiva es una persona audaz y que sabe cómo llevar su correo a cero. Te recomiendo una primera lectura rápida sin perder demasiado tiempo para marcar correos spam y eliminarlos y marcar los importantes con una bandera o una estrella. De esta forma dejas tu bandeja limpia con los correos en destacados o en la papelera y en la segunda lectura puedes marcar tareas e ir respondiendo los más urgentes. 

La experiencia liberadora de tener la bandeja de entrada en cero, te da el tiempo de enfrentarse en lo que es realmente importante y no olvidar o pasar por alto tareas pendientes o clientes que necesitan respuesta.

Diferencia entre cosas importantes y urgentes

Debes saber que las cosas urgentes no son importantes, pero se vuelven prioritarias si no las resuelves cuando debes hacerlo. Tu valioso tiempo debe estar siempre enfocado en las cosas que son más importantes para ti, no en las tareas rutinarias que debes cumplir para que todo funcione mejor en tu vida. Seguro que te parece que TODO es importante, pero dime ¿todo esa lista de cosas por hacer es realmente urgente?

Mi recomendación es que abras Trello y te hagas una lista con todas las tareas y las pases a una columna de importantes y otra de urgentes. Una vez que vayas haciéndolas archivarlas o marcarlas en la columna de “en proceso” o “finalizado” 

El problema de las personas que no logran cumplir con sus metas es que se enfocan en lo urgente, y esto les absorbe demasiado tiempo impidiéndoles así atender lo importante.

Pero… ¿cómo distinguir una tarea importante de una urgente?

Saber diferenciar entre lo importante y lo urgente es algo esencial para aprender a manejar tu tiempo de forma eficaz. Una persona emprendedora y productiva tiene claras estas diferencias.

La urgencia de una tarea dependerá de tener una entrega pendiente en una fecha cerrada con el cliente, algo que tiene asignada una fecha de finalización cerrada y tiene una consecuencia negativa si no se cumple. Mientras que lo importante son cosas que pueden dejarse para cuando se esté menos cargado de trabajo y no corre esa urgencia. 

Uno de los métodos de mayor reconocimiento en la práctica para diferenciar lo urgente de lo importante es el de los cuatro cuadrantes de Stephen Covey (“Los Siete Hábitos de la Gente Altamente Efectiva”). Bajo ese esquema, toda tarea, riesgo o problema es categorizado en alguno de los siguientes cuatro cuadrantes:
  • Cuadrante 1: Importante y urgente: Crisis, Fechas topes, Fuegos,
  • Cuadrante 2: Importante pero no urgente: Planificación, prevención, Relaciones, Mejoras continuas
  • Cuadrante 3: No importante pero urgente: Interrupciones, distracciones, llamadas, consultas
  • Cuadrante 4: No importante y no urgente: actividades de escape, actividades de otros.
La prioridad siempre deberá ser lo que está en el primer y segundo cuadrante.

Aplicando el time blocking

¿Cuántas veces te han adelantado la entrega de un trabajo y sorprendentemente lo logras hacer en el tiempo indicado? es que trabajar con un límite de tiempo es una buena forma de “presionarte” para hacer las cosas más rápido y sin duda esto te hará ser más productivo.

Por lo que es muy recomendable aplicar el time blocking, que consiste en repartir el tiempo en bloques, de forma que puedas saber qué hacer cada hora y no pierdas tiempo con despistes o interrupciones.

Puedes usar Google Calendar o incluso una hoja de papel, te servirán para poner este método en práctica. El funcionamiento es el siguiente: 
  • 1º De acuerdo a las horas de tu jornada, debes decidir qué tareas quieres terminar ese día. 
  • 2º Divide las horas en dos, dejando un cuadro a la derecha por cada hora para que puedas colocar una breve descripción de la tarea a realizar en ese tiempo.
El límite de tiempo debe ser realista pero exigente, cuando lo consigas, eso te dará mayor seguridad de tu capacidad de trabajar y de aprovechar el tiempo.

En el mundo de hoy solo queremos ver resultados, por lo que ser productivo es una necesidad. Ahora que sabes cómo ser un emprendedor más productivo te invito a aplicar estas técnicas que te permitirán manejar tu tiempo de manera eficaz y lograr tus objetivos. No te conformes, cada día puedes ir por más. Tú y yo sabemos que puedes ser más productivo.

Espero que estos consejos te sirvan para poder aplicarlos a tu día a día y evitar que la desorganización y el trabajo se acumule y te asfixie en tu día a día. Si tienes alguna técnica que aplique sy te ayude a ser más productiv@ no dudes en compartirla.


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